Gérer les réservations au quotidien

Étapes

1. Ouvrez la page « Réservations » depuis le menu.
2. En haut à droite, basculez entre la vue liste (icône liste) et la vue calendrier (icône calendrier) à l'aide du petit sélecteur à deux boutons.
3. Utilisez la barre « Rechercher par nom ou téléphone… » pour filtrer instantanément sur le nom du client ou son numéro.
4. Affinez avec le menu déroulant des statuts (« Tous les statuts », « En attente », « Confirmé », « Annulé », « Terminé »), le nombre de réservations de chaque statut est indiqué entre parenthèses.
5. Si vous gérez plusieurs restaurants, choisissez-en un dans le menu « Tous les restaurants ».
6. Activez le bouton « Notes » (pastille ambre) pour n'afficher que les réservations comportant une note.
7. En mode liste, naviguez de jour en jour avec les flèches gauche/droite autour du libellé de date ; cliquez sur la date pour ouvrir le calendrier, et utilisez « Aujourd'hui » ou « Toutes les dates » pour revenir en arrière.
8. Pour tout remettre à zéro, cliquez sur « Réinit. » (apparaît dès qu'un filtre est actif).

Réglages

Mode d'affichage (Liste / Calendrier)

Bascule entre une liste triable et une vue calendrier. Le mode calendrier est sélectionné par défaut à l'ouverture de la page.

Recherche

Filtre côté navigateur sur le nom du client et le numéro de téléphone des réservations déjà chargées.

Statut

Filtre par statut de réservation : Tous, En attente (pending), Confirmé, Annulé, Terminé. Le compteur par statut s'affiche dans le menu.

Restaurant

N'apparaît que si vous avez plusieurs restaurants. S'il n'y en a qu'un, il est sélectionné automatiquement.

Filtre Notes

Pastille ambre qui restreint l'affichage aux réservations ayant une note interne.

Sélecteur de date

Navigation jour par jour avec flèches + mini-calendrier. Ce sélecteur n'apparaît qu'en mode liste (le mode calendrier a sa propre navigation). En mode liste, le filtre de date est appliqué côté serveur (un seul jour) ; en mode calendrier, toutes les réservations sont chargées et filtrées localement.

Tri (mode liste)

Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier par Client, Date, Couverts ou Statut. Un second clic inverse l'ordre (ascendant/descendant). Tri par date décroissant par défaut.

Pagination (mode liste)

30 réservations par page. Quand il y a plus d'une page, le rang affiché (« X–Y sur Z ») et le numéro de page courante (« page/total ») sont indiqués sous la liste.

Étapes

1. Repérez d'abord le badge « Résa » : En attente, Confirmée, Annulée ou Terminée.
2. Pour une réservation en attente, utilisez « Accepter » (passe en Confirmée) ou « Refuser » (passe en Annulée). Une confirmation est demandée à chaque fois.
3. Une fois le client présent, faites évoluer le statut de service depuis la fiche ou la carte : En attente → En salle → Terminé, ou bien Absent.
4. Pour annuler totalement une réservation, utilisez « Annuler réservation » (le client est notifié).

Réglages

En attente (pending)

Réservation reçue mais pas encore validée par le restaurant. Badge « En attente » dans la fiche (« À confirmer » sur les cartes de la Vue Service). Boutons Accepter / Refuser proposés.

Confirmée (confirmed)

Réservation validée. Badge de couleur principale (teal). C'est l'état normal d'une réservation active.

Annulée (cancelled)

Réservation annulée (par vous, par refus, ou par le client via son lien). Elle ne peut plus être modifiée. Badge rouge.

Terminée (completed)

Réservation clôturée. Badge à contour. N'est plus modifiable.

Service : En attente (waiting)

Statut de service par défaut : le client est attendu mais pas encore arrivé. Un minuteur affiche « Client attendu dans … » et passe en rouge « Client en retard : … » une fois l'heure dépassée.

Service : En salle (seated)

Le client est installé. Un minuteur « Temps restant : … » s'affiche et passe en rouge « Service dépassé : … » au-delà de l'heure de fin prévue.

Service : Terminé (completed)

Le client est parti, la table est libérée.

Service : Absent (no_show)

Le client ne s'est pas présenté. Si une empreinte bancaire est enregistrée, marquer « Absent » ouvre un dialogue dédié de prélèvement.

Étapes

1. Cliquez sur « Nouvelle » (en haut à droite de la liste, ou dans le bandeau de la Vue Service).
2. Si plusieurs restaurants existent et qu'aucun n'est filtré, choisissez le restaurant dans « Choisir un restaurant ».
3. Dans « Type de réservation », sélectionnez « Nouvelle réservation » (carte avec icône calendrier).
4. Réglez le « Nombre de personnes » avec les boutons − / +.
5. Choisissez une « Date » dans le calendrier (les dates passées sont désactivées).
6. Sélectionnez un « Créneau » : les horaires sont regroupés par service (sélecteur de service puis grille de créneaux), et seuls les créneaux réellement disponibles pour ce nombre de personnes apparaissent (la combinaison de tables est prise en compte).
7. Optionnellement, renseignez les « Informations client » (Prénom, Nom, Email, Téléphone), l'autocomplétion propose les clients existants du restaurant pendant la saisie.
8. Ajoutez éventuellement des « Notes » internes.
9. Cliquez sur « Créer la réservation ».

Réglages

Nombre de personnes

Réglé via les boutons − / +. Valeur de départ : 2 (minimum 1). Détermine les créneaux affichés.

Date

Calendrier ; impossible de choisir une date passée.

Créneau

Liste des horaires disponibles pour la date et le nombre de personnes choisis. Si aucun n'est libre, un message le signale et propose un lien « Prochaine dispo » vers la prochaine date disponible.

Informations client (optionnel)

Prénom, Nom, Email, Téléphone. Autocomplétion à partir de 3 caractères (2 pour le téléphone). Sélectionner une suggestion préremplit les champs.

Notes

Notes internes libres rattachées à la réservation.

Étapes

1. Ouvrez la fiche : « Voir / Modifier » dans la liste, un clic sur la carte en Vue Service, ou ouvrez la page de détail de la réservation.
2. Cliquez sur la pastille « Couverts » pour ajuster le nombre de personnes avec les boutons − / +, puis « Enregistrer ».
3. Cliquez sur « Heure » pour changer uniquement l'heure (créneaux du même jour), ou sur « Date » pour changer le jour ET l'heure via le calendrier + créneaux disponibles.
4. Cliquez sur le nom du client (ou la carte « Client ») pour modifier/ajouter Prénom, Nom, Email, Téléphone (avec autocomplétion).
5. Cliquez sur la zone « Notes » pour saisir ou modifier une note interne.
6. Validez chaque modification avec « Enregistrer » (ou « Annuler » pour revenir en arrière).

Réglages

Couverts

Édition par boutons − / + (1 à 50). Si la table actuelle ne peut plus accueillir le nouveau nombre, un avertissement propose de changer de salle, de choisir les tables manuellement (le plan s'ouvre même quand les couverts dépassent toute table seule, pour combiner plusieurs tables), ou de garder la table actuelle (voir l'article sur les tables).

Heure

Change l'heure dans la même journée : les créneaux disponibles du jour sont proposés. La durée d'origine est conservée.

Date

Change la date et l'heure : calendrier + créneaux disponibles. Un lien « Prochaine disponibilité » s'affiche si la date choisie est complète.

Client

Prénom / Nom / Email / Téléphone, avec suggestions de clients existants et bouton « Effacer ».

Notes

Zone de texte libre. Affichée en surbrillance ambre dès qu'une note existe.

Étapes

1. Cliquez sur « Nouvelle » puis choisissez « Client de passage » (carte orange). En Vue Service, le bouton walk-in du bandeau ouvre directement cette fenêtre.
2. Réglez le nombre de personnes avec les gros boutons − / +.
3. En mode plan de salle : cliquez sur « Assignation automatique » (YumCall choisit une table libre), ou « Choisir les tables » pour ouvrir le plan plein écran, sélectionner et combiner plusieurs tables, puis « Placer le client ».
4. Si vous avez plusieurs salles et choisissez l'assignation automatique, indiquez dans quelle salle placer le client.
5. En mode capacité (sans plan de salle) : réglez le nombre de personnes puis « Placer le client ».
6. Un écran de confirmation affiche le numéro de table attribué ; cliquez sur « OK ».

Réglages

Nombre de personnes

Réglé par boutons − / +. Pré-rempli avec la capacité de la table cliquée le cas échéant.

Assignation automatique

Laisse YumCall affecter une table libre adaptée. Avec plusieurs salles, un sélecteur de salle s'affiche d'abord (avec le nombre de tables disponibles par salle). Cette action est désactivée quand aucune table seule ne peut accueillir le groupe : composez alors la combinaison à la main via « Choisir les tables » (l'action disponible est surlignée en vert).

Choix manuel de table

Bouton « Choisir les tables » : le plan de salle s'ouvre en plein écran, vous sélectionnez et combinez plusieurs tables. Un indicateur de capacité cumulée « X/Y pl. » (gris/vert/rouge) s'affiche, et « Placer le client » n'est actif que lorsque la capacité cumulée couvre le nombre de couverts.

Mode capacité (totalCapacity)

Si le restaurant ne gère pas les tables, un simple bouton « Placer le client ». Un avertissement « Capacité dépassée : X/Y couverts » s'affiche si le total dépasse la capacité de la salle.

Étapes

1. Ouvrez la Vue Service via le bouton « Vue Service » de la page Réservations, ou directement pour un restaurant.
2. Naviguez par date avec les flèches/calendrier du bandeau et, si proposé, basculez entre « Midi » et « Soir ».
3. Parcourez les réservations dans la barre latérale via les onglets « Tout », « À conf. », « À venir », « Service » et « Terminé ».
4. Cliquez sur une carte pour ouvrir directement la fiche complète de la réservation (sa/ses table(s) se surlignent sur le plan).
5. Faites avancer le service avec les boutons des cartes : « Accepter / Refuser » (en attente), « En salle / Absent » (en attente d'arrivée), « Terminé » (client installé).
6. Sur mobile, basculez entre la vue liste et la vue plan avec les icônes dédiées.
7. Utilisez la recherche du bandeau pour retrouver une réservation rapidement.

Réglages

Bandeau de statistiques

En mode capacité : « X en salle · Y à venir · pourcentage de capacité ». En mode plan de salle, ce bandeau chiffré n'existe plus : l'occupation se lit directement sur le plan (couleurs + légende) et via le badge « occupées/total » de chaque onglet de salle. L'heure courante du restaurant reste affichée en continu.

Sélecteur Midi / Soir

N'apparaît que si au moins deux services sont disponibles ce jour-là. Cliquer à nouveau sur le service actif le désélectionne (affiche les deux).

Onglets de la barre latérale

Tout (tous statuts) · À conf. (en attente) · À venir (confirmées non encore arrivées) · Service (clients en salle) · Terminé (terminées + absents). Chaque onglet affiche son compteur.

Recherche, filtre Notes et regroupement

La recherche (nom, téléphone, et nom de table en mode plan) se trouve dans le bandeau du haut. La barre latérale affiche le nombre de résultats et regroupe les réservations par créneau horaire. Le bouton « Notes » (avec compteur) ne garde que les réservations comportant une note : la note s'affiche en aperçu directement sur la carte (plus seulement au survol), les tables à note portent un badge ambre sur le plan, et le filtre est partagé entre la liste et le plan (les tables sans note sont grisées). Le tri (par défaut par heure) et le filtre minimum de couverts sont appliqués en interne mais sans sélecteur visible dans cette vue.

Plan de salle vivant

Tables colorées selon leur statut en temps réel (libre, occupée, bientôt, réservée, à confirmer, en retard, inactive). Touchez une table occupée pour ouvrir sa réservation ; un appui long (mobile) ou un clic droit (ordinateur) donne un accès rapide à ses actions. Les tables d'une même réservation multi-tables sont reliées par une bande de couleur (selon le statut). Navigation : pan à un doigt sur le vide, zoom à la molette ou en pinçant à deux doigts, et bascule entre salles.

Pop-up de nouvelle réservation

Quand une réservation externe arrive, une notification s'affiche en bas à droite (nom, couverts, date, heure, note) avec un bouton « Voir » ; elle se ferme seule après quelques secondes.

Étapes

1. En Vue Service, ouvrez le menu « Affichage » (libellé « Afficher sur le plan ») dans le bandeau.
2. Activez « Noms des clients » et/ou « Couverts » (activés par défaut).
3. Sous « Noms des clients », choisissez le format d'affichage du nom.
4. Activez si besoin « Réservations à venir » pour préparer la mise en place.

Réglages

Noms des clients

Affiche le nom du client sur sa table. Cinq formats au choix, avec un exemple : Nom complet (« Marie Dupont »), Prénom (« Marie »), Nom (« Dupont »), Prénom + initiale (« Marie D. »), Initiale + nom (« M. Dupont »).

Couverts

Affiche le nombre de couverts de la réservation sur la table.

Réservations à venir

Affiche aussi le nom et les couverts sur les tables libres qui ont une réservation plus tard dans le service, pour anticiper la mise en place. Bornée au service affiché.

Étapes

1. Dans la fiche de réservation, cliquez sur la pastille « Tables » ou sur le bouton « Réassigner tables ».
2. Dans « Assignation de table », choisissez « Assignation automatique » ou « Choisir la table ».
3. Pour l'automatique avec plusieurs salles, sélectionnez la salle (« Choisir une salle ») ; le nombre de tables disponibles par salle est indiqué.
4. Pour le choix manuel, le plan de salle s'ouvre : touchez les tables vertes/disponibles pour les sélectionner (vous pouvez en combiner plusieurs).
5. Vérifiez l'indicateur de capacité « X/Y pl. » : il devient vert quand la capacité sélectionnée couvre le nombre de couverts.
6. Cliquez sur « Confirmer ». Un écran « Table assignée » récapitule la table et la salle ; cliquez sur « OK ».

Réglages

Assignation automatique

YumCall affecte la meilleure table libre. Avec plusieurs salles, un sélecteur de salle est proposé (chaque salle indiquant son nombre de tables disponibles).

Choix manuel (plan de salle)

Sélection d'une ou plusieurs tables sur le plan. La table actuellement assignée est marquée « Actuelle » (contour orange). Onglets par salle, zoom et déplacement disponibles.

Indicateur de capacité

« X/Y pl. » compare la capacité cumulée des tables sélectionnées au nombre de couverts. Le bouton « Confirmer » est désactivé tant qu'aucune table n'est sélectionnée ou que la capacité est insuffisante.

Légende du plan

Codes couleur : Actuelle, Sélectionnée, Libre, Occupée, Bientôt, Réservée, À confirmer, En retard, Non disponible.

Changement de couverts → réassignation

Si vous augmentez les couverts au-delà de la capacité de la table actuelle, un encart orange propose de réassigner automatiquement dans une autre salle, de choisir les tables manuellement, ou de « Garder les tables actuelles ». Ces actions fonctionnent même quand les couverts dépassent toute table unique (vous combinez alors plusieurs tables) ; le message affiché est celui renvoyé par le serveur.

Étapes

1. Activez l'option : ouvrez le restaurant, onglet « Réservations », et activez « Accepter les grandes tablées en ligne » (visible en mode plan de salle/table).
2. Quand un client (widget ou agent vocal) demande une tablée qu'aucune table seule libre ne peut accueillir sur le créneau, mais que des tables libres combinées le peuvent, la demande est enregistrée au statut « À confirmer » au lieu d'être refusée.
3. Dans votre back-office, la demande se repère au bouton « Choisir les tables » (à la place d'« Accepter ») en Vue Service, dans la liste et dans le calendrier ; en Vue Service, la carte porte en plus une petite icône signalant la grande tablée.
4. Cliquez sur « Choisir les tables » : le plan de salle s'ouvre pour assigner et combiner plusieurs tables à la main, puis valider.
5. Une fois les tables assignées, la réservation passe « Confirmée » et le client reçoit sa confirmation (par e-mail, ou SMS s'il n'a pas d'e-mail).

Réglages

Accepter les grandes tablées en ligne

Interrupteur dans l'onglet « Réservations » du restaurant (mode plan de salle/table). Désactivé par défaut : tant qu'il est désactivé, une tablée sans table seule disponible reçoit un « complet » classique.

Demande à confirmer

La réservation est créée « En attente » avec le marqueur « grande tablée » : aucune table n'est bloquée automatiquement, c'est vous qui combinez les tables à la main.

Étapes

1. Sur la carte de la réservation (statut « En attente » d'arrivée) ou dans la fiche, cliquez sur « Absent ».
2. Sans carte enregistrée : la réservation passe immédiatement au statut de service « Absent ».
3. Avec carte enregistrée : le dialogue « Marquer comme absent » s'ouvre.
4. Choisissez « Prélever [montant] maintenant » pour marquer absent ET débiter la carte, ou « Marquer absent sans prélever » pour le faire plus tard.
5. Confirmez ; un message vous indique le résultat (montant prélevé, ou date limite pour prélever plus tard).

Réglages

Prélever maintenant

Marque la réservation « Absent » et débite immédiatement l'empreinte enregistrée. Le montant arrive directement sur votre compte Stripe.

Marquer absent sans prélever

Marque seulement la réservation « Absent ». Vous pouvez encore prélever l'empreinte plus tard, jusqu'à la date limite affichée.

Montant de l'empreinte

Calculé selon la configuration du service : montant fixe, ou montant × nombre de couverts en mode « par personne ».

Bannières d'état de paiement

Selon le cas : « Carte enregistrée pour l'empreinte », « Empreinte prélevée (non-présentation) », « Échec du prélèvement » ou « Empreinte remboursée ».

Étapes

1. Le client ouvre le lien reçu ; la page affiche le récapitulatif (restaurant, adresse, téléphone, date, heure, nombre de personnes, notes).
2. Si une empreinte est requise et que la carte n'est pas encore enregistrée, la page demande d'abord d'enregistrer la carte (« Enregistrez votre carte ») avant tout.
3. Pour modifier, le client clique sur « Modifier », ajuste « Date et heure de début », « Date et heure de fin » et « Nombre de personnes », puis « Enregistrer ».
4. Pour annuler, il clique sur « Annuler la réservation », puis confirme dans le dialogue « Annuler la réservation ? » via « Confirmer l'annulation ».
5. Après enregistrement de la carte, la page se met à jour automatiquement vers la vue de gestion une fois le paiement validé côté serveur.

Réglages

Date et heure de début / de fin

Champs date-heure modifiables par le client lors de l'édition.

Nombre de personnes

Modifiable de 1 à 20 depuis le lien client.

Enregistrer la carte (empreinte)

Formulaire de carte (Stripe). Aucun montant n'est débité à ce stade : l'empreinte n'est prélevée qu'en cas de non-présentation.

Annuler la réservation

Annulation définitive par le client, avec confirmation. Le restaurant et le client sont notifiés.